Leistung 01
Property Management
Kaufmännische Verwaltung von Gewerbeimmobilien im Rheinland — geführt von der Person, die Ihr Objekt kennt, nicht von einem Ticketsystem.
Worum es eigentlich geht
Kaufmännische Verwaltung wird oft auf Buchhaltung reduziert. Tatsächlich entscheidet sie über den Ertrag: Eine Indexanpassung, die zwei Jahre lang vergessen wird, kostet bei einer Jahresmiete von 500.000 Euro schnell einen fünfstelligen Betrag — dauerhaft, weil die Miete auf dem alten Niveau weiterläuft. Eine Optionsfrist, die verstreicht, kann eine Fläche in den Leerstand schicken. Eine Nebenkostenabrechnung, die zu spät kommt, macht Nachforderungen wertlos.
Keine dieser Aufgaben ist schwierig. Sie fallen nur zu unterschiedlichen Zeitpunkten an, über das Jahr verteilt, und jede einzelne ist unauffällig genug, um liegen zu bleiben. Genau deshalb braucht es jemanden, bei dem sie im Kalender stehen.
Was wir übernehmen
- Mieterbetreuung und Vertragsmanagement — Ansprechpartner für Ihre Mieter, Vertragsdatenbank, Überwachung von Laufzeiten, Optionen und Indexklauseln
- Objektbuchhaltung und Nebenkostenabrechnung — Sollstellungen, Zahlungsabgleich, Umlageschlüssel, fristgerechte Abrechnung je Einheit
- Forderungsmanagement — monatlicher Abgleich, Mahnlauf nach festem Ablauf, Abstimmung mit Ihrer Rechtsberatung, wenn es nötig wird
- Budget- und Instandhaltungsplanung — Jahresbudget mit Ihnen abgestimmt, laufender Abgleich, Instandhaltungsbedarf aus der Begehung
- Eigentümer-Reporting — in Ihrem Format und Rhythmus, nicht in unserem
- Das Tagesgeschäft — Anliegen aufnehmen, Schäden besichtigen, Handwerker beauftragen, Übergaben, Zutritt organisieren
Für welche Objekte
Gewerblich genutzte Immobilien im Bestand: Bürogebäude, Geschäftshäuser, gemischt genutzte Objekte, Gewerbeareale und kleinere Portfolios. Vom Einzelobjekt bis zu Portfolios mit mehreren Dutzend Einheiten. Reine Wohnimmobilien und WEG-Verwaltung gehören nicht zu unserem Schwerpunkt.
Beispiel zum Ausprobieren
Beispielobjekt: Bürogebäude, 4.200 m², acht Mieteinheiten, Jahressollmiete 504.000 €. Ziehen Sie durch das Jahr — Sie sehen, was läuft und in welchen Monaten Sie überhaupt etwas davon merken.
Was HSB in diesem Monat tut
Was Sie davon sehen
Läuft in jedem Monat mit
- Anliegen der Mieter aufnehmen, einordnen und beantworten
- Schäden vor Ort besichtigen, fotografieren und dokumentieren
- Handwerker beauftragen und Termine mit den Mietern abstimmen
- Angebote einholen, Rechnungen sachlich prüfen und freigeben
- Übergaben und Rücknahmen bei Mieterwechsel
- Zutritt für Ableser, Prüfer und Dienstleister organisieren
Das ist der Teil, den niemand sieht und der die meiste Zeit kostet. Er taucht in keinem Bericht auf — bemerkbar wird er erst, wenn ihn keiner macht.
Beispielhafte Jahresstruktur. Punkte in der Monatsleiste markieren Monate mit Fristen, die nicht verschoben werden können. In acht von zwölf Monaten liegt Ihr Aufwand bei null — das ist der eigentliche Zweck der Verwaltung.
Häufige Fragen
Kann ich nur die Buchhaltung beauftragen?
Ja. Die Leistungsbausteine sind einzeln beauftragbar. Viele Mandate beginnen mit der Objektbuchhaltung und der Nebenkostenabrechnung und wachsen erst später zur vollen Verwaltung.
Wie läuft die Übernahme eines bestehenden Objekts?
Mit einer Bestandsaufnahme: Mietverträge, offene Posten, laufende Verträge mit Dienstleistern, Zustand der Unterlagen. Daraus entsteht eine Liste dessen, was zuerst geordnet werden muss — bevor irgendetwas verwaltet wird.
Was kostet das?
Zwischen 2,5 und 6,5 Prozent der Jahresnettokaltmiete, abhängig von der Zahl der Mieteinheiten, der Fluktuation und dem Zustand der Vertragsunterlagen. Der verbindliche Satz steht im Angebot.